1.1. Identificación del Responsable del Tratamiento

1.2. Marco legal

La presente política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y las demás normas que las modifiquen, sustituyan o complementen.

1.3. Definiciones

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, salud, orientación sexual, datos biométricos, origen racial, convicciones religiosas o políticas).
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.
• Aviso de privacidad: comunicación mediante la cual se informa al titular sobre el tratamiento y las finalidades.

1.4. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a los datos personales de clientes, prospectos, proveedores, aliados y demás personas naturales que sean recolectados por Incentivos Tributarios a través de cualquier medio, incluyendo el sitio web, formularios, WhatsApp, correo electrónico, llamadas telefónicas y comunicaciones presenciales.

1.5. Principios

En el tratamiento de datos personales se aplican los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos de la Ley 1581 de 2012.

1.6. Datos que se recolectan

• Identificación, documentación y contacto: nombre, número de documento de identidad, correo electrónico, número de teléfono/WhatsApp, ciudad, RUT, tarjeta de propiedad, certificado bancario y cédula escaneada.
• Información del vehículo y del trámite: datos del vehículo eléctrico o híbrido, factura de compra, valor, y documentos requeridos para la gestión del certificado UPME y la solicitud de devolución del IVA.
• Información para facturación y pago: datos necesarios para el cobro de honorarios.

Datos sensibles: Incentivos Tributarios no recolecta datos sensibles sin consentimiento del cliente para la prestación de sus servicios. En caso de que llegara a requerirlos, informará al titular, y el cliente decide por su propia cuenta el envío de esta información.

1.7. Finalidades del tratamiento

• Validar, de forma gratuita, si el vehículo del titular es elegible para los beneficios tributarios.
• Gestionar y radicar el certificado UPME ante la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME).
• Preparar, radicar y hacer seguimiento a la solicitud de devolución del IVA ante la DIAN.
• Atender los requerimientos de información de las entidades competentes.
• Comunicarse con el titular sobre el estado del trámite por WhatsApp, correo electrónico o llamada telefónica.
• Realizar el cobro de honorarios.
• Enviar información comercial, educativa o promocional, siempre que el titular lo haya autorizado.
• Cumplir las obligaciones legales, contables y tributarias del Responsable.

1.8. Transferencia y transmisión de datos a terceros

Para la prestación del servicio, los datos podrán ser compartidos con las entidades ante las cuales se adelanta el trámite (UPME y DIAN) y con aliados o proveedores que apoyan la operación (por ejemplo, servicios contables o tecnológicos), quienes quedan obligados a proteger la información bajo deberes de confidencialidad y seguridad. Incentivos Tributarios no vende ni comercializa los datos personales de los titulares.

1.9. Autorización del titular

La autorización se obtiene por medios físicos o electrónicos —entre ellos la aceptación de la casilla dispuesta en el formulario del sitio web, mensajes de WhatsApp o correo electrónico— y se conservará prueba de ella. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

1.10. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

1.11. Procedimiento para consultas y reclamos

Canal de atención: correo electrónico tributariosincentivos@gmail.com o WhatsApp +57 324 374 1474.

Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuere posible, se informará al titular y el plazo no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos: se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si no fuere posible, se informará al titular y el plazo no superará ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que lo subsane dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.

1.12. Seguridad de la información

Incentivos Tributarios adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

1.13. Vigencia

La presente política rige a partir del 1 de abril de 2026. Las bases de datos se conservarán mientras sea necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables. Cualquier cambio sustancial será informado a los titulares a través del WhatsApp +57 324 374 1474 o el correo tributariosincentivos@gmail.com.